合同管理
什么是合同？
合同是双方当事人之间的协议，它产生了法律强制执行的相互义务。具有法律约束力的协议可能并不总是被称为“合同”，所以保持警惕是很重要的。一些例子包括服务协议、服务条款、谅解备忘录、谅解声明、设施使用协议、租赁协议，甚至是网站上提示你“点击同意”的条款和条件。
什么是部门担保人？
“部门保荐人”是风险服务部使用的术语，指的是正在提交审查的合同的部门联系点。一旦合同被授予，部门赞助商必须核实所有相关发票是否反映了协议中确定的价格。如果存在不履行或不充分履行的问题，部门赞助商必须以书面形式将事件记录给供应商，并抄送给采购办公室（procurement@plu.edu）。部门保荐人必须监督合同终止条款，并及时要求风险服务部门根据这些条款提供终止通知。
批准机关
在你的部门/部门内，你必须得到批准才能根据下表启动合同审查流程。阈值是基于在整个合同期限内12个月内将花费的最大金额。
注：如果供应商将全部或部分使用资助资金支付，必须得到赞助韦德体育办公室的批准。
快速链接
合同审查过程至少需要30天才能完成。
谁被授权签署合同？
只有授权签署人（由校董会指定）才有权与大学签订合同协议。所有合同，无论金额多少，都必须通过合同审查流程，由授权签字人签字。
对于合同和采购流程的快速概述，请点击这里！
合约评审程序
为了获得最有利的合同，并为大学、大学员工、学生和客人提供法律保护，必须执行正式的审查程序。任何要求PLU共享大学数据或允许第三方韦德体育数据、软件合同、网络和基于云的服务或其他技术的协议也需要I&TS和风险服务部门在联合流程中进行审查，以解决网络安全风险缓解和数据处理法规问题。根据合同的价值，采购办公室可能需要采取额外的竞争性招标步骤。审查过程至少需要30天，因此尽快启动这一过程非常重要。
要查看该过程的书面说明，请从下面的选项卡中选择。所提供的阈值应被解释为在整个合同期限内单个12个月期间将花费的最大价值。
前期规划
咨询部门/部门的授权人员并获得其批准。
准备提交
填写合同评审表（2023年12月修订）。没有财务承诺的合同或12个月内最高支出金额低于1万美元的合同不需要事先获得采购办公室的批准。由于合同在微购买阈值范围内，您不需要完成审核表单上的步骤3。
确保您通读了审查表格第4步中的参考资料，以确定供应商是否需要完成数据共享协议（DSA）或HECVAT。如果您对DSA流程有疑问，请联系Kevin Berg （bergka@plu.edu）。
获取合同
让供应商提供给你未签署的需要审查的合同/协议。理想情况下，这应该是Word格式，以允许评审团队进行必要的编辑。如果您提交的条款和条件进行审查，将有一个字段提供的URL。
提交合同供评审
一旦你完成了审查表格并获得了合同和DSA（如果适用），你就可以通过合同提交门户提交审查。
后提交
提交谷歌表单后，将自动向风险服务发送通知。风险服务总监将审核提交的文件，并创建一个供应商文件夹，该文件夹将与所有需要审核合同的各方共享，包括要求审核的人（部门发起人）和被列为授权审批人的个人。
- 请求将通过电子邮件发送给授权的审批人，以确认已授予开始谈判过程的权限。
- 合同和证明文件将由必要的各方进行审查。
- 如果需要对合同语言进行更改，风险服务部将与部门发起人联系。
- 一旦审查和谈判结束，合同将由授权签署人签署，并将其退还给部门赞助商。
- 部门保荐人负责将完整签署的反签协议退回风险服务部门进行文件维护。
前期规划
咨询部门/部门的授权人员并获得其批准。由于该合同将导致在12个月内花费10,000美元或更多，因此在从供应商处获得合同之前，您还必须获得采购办公室的批准。
根据在整个合同期限内任何12个月内支付的最高金额，您必须获得有竞争力的报价。所有报价必须来自合格的和可比较的来源，以便被认为是一个有效的替代。作为部门赞助商，您有责任根据您收到的报价进行供应商推荐。
- $10,000 - $49,999: 2个报价
- $50,000 - $99,999: 3个报价
如果没有竞争，您可以向采购办公室提交唯一来源证明表。
采购审批
在合同评审表（2023年12月修订）上填写步骤1-3。在继续下一步之前，您需要获得采购办公室的批准。将合同评审表和您获得的报价发送至procurement@plu.edu。
采购办公室将审查提交的材料，并与部门赞助商合作，如果需要进行任何更正。在满足所有投标要求的情况下，将在1-2个工作日内给予批准。
注意：如果您提前提交了唯一来源证明，并且已经获得了采购部门的批准，则不需要执行此步骤。
准备提交
在获得采购部门的批准后，请务必通读合同评审表第4步中的资料，以确定供应商是否需要完成数据共享协议（DSA）或HECVAT。如果您对DSA流程有疑问，请联系Kevin Berg （bergka@plu.edu）。
获取合同
让供应商提供给你未签署的需要审查的合同/协议。理想情况下，这应该是Word格式，以允许评审团队进行必要的编辑。如果您提交的条款和条件进行审查，将有一个字段提供的URL。
提交合同供评审
一旦你完成了审查表格并获得了合同和DSA（如果适用），你就可以通过合同提交门户提交审查。
后提交
提交谷歌表单后，将自动向风险服务发送通知。风险服务总监将审核提交的文件，并创建一个供应商文件夹，该文件夹将与所有需要审核合同的各方共享，包括要求审核的人（部门发起人）和被列为授权审批人的个人。
- 请求将通过电子邮件发送给授权的审批人，以确认已授予开始谈判过程的权限。
- 合同和证明文件将由必要的各方进行审查。
- 如果需要对合同语言进行更改，风险服务部将与部门发起人联系。
- 一旦审查和谈判结束，合同将由授权签署人签署，并将其退还给部门赞助商。
- 部门保荐人负责将完整签署的反签协议退回风险服务部门进行文件维护。
主要购买
如果合同将导致在单个12个月期间内花费10万美元或更多的财务承诺，则该合同被视为重大采购。所有重大采购都必须经过正式的竞争性招标程序。例如，请求提案（RFP）或请求报价（RFQ）。
当需要进行重大采购时，部门担保人必须尽快咨询采购经理。这对于涉及校园内多个利益相关者的复杂合同尤其重要。
采购经理- Kaylee Patredis
电子邮件:kpatredis@plu.edu
